Ранее с писал о первой фазе эксперимента с персональной Канбан-системой. Прошло четыре месяца, и я решил подвести итоги:

  1. Очень быстро я отказался от построения графиков на распечатках от getKanban и перешел к эксельке (скачать).
  2. Эксельку взял у ребят из FocusedObjective. Крайне рекомендую всем, кто работает с Канбан-системами для экспериментов и “боевого использования”. С ее помощью я строю диаграмму распределения (Spectral Chart) для Канбан-системы команды Альфа-Клика.
  3. Про эксельку узнал из доклада Алексея Жеглова “Время в Канбан-системе – что мы о нём знаем и как использовать” (видео доклада в конце поста).
  4. Очень важно, чтобы у вас был отдельный статус “Очередь” (To Do) и отдельный статус “Следующее” (Next). Соответственно меряете вы время от Next до Done.
  5. Особенный интерес вызвала диаграмма распределения времени, а именно, Completed Item Cycle Time. Данная диаграмма позволяет получить прогноз, с какой вероятностью за N дней будет выполнена задача в Канбан-системе. Например, в моем случае рабочие задачи с вероятностью 95% закрываются за 7,79 дней, а задачи по самообучению с той же вероятностью выполняются за 14,2 дня. Сейчас на мой взгляд это самая ценная диаграмма, которая позволяет дать ответ на извечный вопрос менеджмента “Когда будет готово?”.
  6. Формальными политиками стали:
    1. WIP Limits на колонки “Следующее” (Next) и “В работе” (In Progress).
    2. Агенда с цветовым кодированием стикеров.
    3. Выделенная полоса для внеплановых задач с фиксированной датой.
  7. Проверить размер WIP на Cycle Time забыл. Сделаю после эксперимента.
  8. Максимально комфортный дизайн персональной Канбан-системы: To Do, Next, In Progress, Done.
  9. Добавлять колонку для декомпозиции задач не стал. По факту научился декомпозировать задачи еще на этапе To Do, но в целом данный этап считаю полезным, но не обязательным. Общее правило такое: задача не должна по времени занимать 45 мин. И здесь наверно лучше пользоваться оценкой в баллах по ощущениям. Задача на 1 бал условно самая маленькая. Всё, что больше, нужно дробить.

personal-kanban-cycle-time

Диаграмма “Completed Item Cycle Time (In Calendar Days)”. Демонстрирует вероятность выполнения задачи за N дней.  Меняя вероятность, можно менять прогноз времени выполнения задачи в Канбан-системе.

personal-kanban-cycle-time-histogram

Диаграмма “Spectral Chart”. Демонстрирует распределение времени выполнения задач. Как мы видим, большинство задач выполняются меньше, чем за один день. Но из-за зависшых задач общий прогноз 8 дней для 95% гарантии выполнения задачи.

Что хорошо в персональной Канбан-системе:

  1. Все задачи на виду.
  2. Приходящие внешние задачи и поручения руководителя быстро паркуются на живой доске.
  3. Идеи и личные задачи быстро паркуются на живой доске.
  4. Утром легко планировать день одним взглядом на живую доску.
  5. Виден горизонт задач на пару недель.
  6. Очередь “Следующее” я пополняю утром или с вечера предыдущего дня.
  7. Цветовое кодирование:
    1. Встречи и задачи с фиксированной датой я помечаю розовыми стикерами.
    2. Рабочие задачи я помечаю желтыми. Рабочими могут быть такие, как “Запись на корпоратив” или “Добавление в Confluence документации”, или “Подготовка к ретроспективе” и т.д.
    3. Задачи по самообучению обозначены зелеными. Изначально зелеными стикерами я помечал личные задачи, потом понял, что гораздо важнее для меня понимать, какой процент времени уходит на самообучение и как быстро я обучаюсь, потому что сейчас это важная часть моих обязанностей согласно роли “скрам-мастера”. Пример задачи по самообучению: просмотр воркшопа или семинара с конференции на ютубе. Еще такие задачи могут быть связаны с развитием какого-нибудь профессионального навыка.

Что можно улучшить:

  1. Очень важно, когда доска висит перед глазами. Сейчас я пересел и она находится в пяти метрах от меня. Пользоваться уже не так удобно, когда она висела в метре.
  2. Можно было бы сказать про “электронную версию”, но мне реально гораздо приятнее работать с живой доской. Здесь именно рабочие задачи из рабочего контекста. Если и заходит что-то личное, что я хочу сделать внутри дня, оно не сильно меня аффектит.
  3. Ввести петлю обратной связи – Service Review – рефлексия на тему эфективности системы.

Инсайты:

  1. Вовсе не обязательно забивать под завязку колонку “Next”. Если там установлен лимит 5, можно взять на день 2-3 задачи и не париться. Этот момент с отказом от полной утилизация ресурсов я сейчас как раз переживаю и мне еще предстоит понять всю важность этой мысли.

Благодарности:

  1. Очень помог тренинг Certified Lean/Kanban для понимания разновидностей персосональных канбан-систем.
  2. Очень помогли митапы по канбану от сообщества Lean Kanban Community Russia.
  3. Очень помогли тренера LKUАлексей Пименов и Алексей Пикулев.

Ближайшие планы:

  1. Прочитать книгу Джима Бенсона “Персональный Канбан“.
  2. Выступить с мини-докладом по персональному Канбану на AgileDays’17.

Резюме: персональная канбан-система – это космос!

Обещанное видео доклада в конце поста: