Данная статья является продолжением цикла публикаций о прото-Канбан системах.

Что такое Агрегированный персональный Канбан

Агрегированный персональный Канбан – это прото-Канбан система уровня зрелости 1, необходимая для визуализации потока работы членов команды, снижения перегрузок, выгорания и уменьшения потерь на переключениях между задачами.

Для чего нужен

Агрегированный персональный Канбан идеально подходит для организации работы команды, где каждый специалист отвечает за свой участок. Примеры: кадры, маркетинг, продажи и так далее. 

Как устроен

В дизайне Канбан-доски всего четыре этапа:

1. Очередь.
2. Следующее.
3. В работе.
4. Готово.

Все входящие задачи попадают в колонку «Очередь». У нее бесконечный лимит. Задачи могут ждать регулярной встречи по пополнению очереди «Следующее» или могут быть вытянуты в работу, если в этой колонке есть свободный слот.

У каждого члена команды дорожка с персональными задачами и установлен WIP-лимит на количество задач в колонке «Следующее» и «В работе». Ограничения помогают убрать перегрузку (человек не возьмет в работу больше, чем установлено в ограничении), снизить стресс и свести к минимуму потери на переключениях между задачами. Таким образом создается защита от выгорания, мотивация доводить начатое до конца и делать это качественно.

В любой момент времени руководитель видит, чем занят сотрудник и может помочь в случае возникновения проблем. Возле такой доски можно проводить ежедневные встречи по статусу задач, а также еженедельные встречи по пополнению очереди задач.

Таким образом руководитель получает наглядный инструмент управления потоком задач сотрудников, а сотрудники – прозрачный список задач на неделю и на день. 

Пример использования 

На рисунке 2 приведен пример использования агрегированного персонального Канбана в маркетинге.

На доске пять этапов:

1. Очередь.
2. Буду делать.
3. Делаю.
4. Ожидает публикации.
5. Готово.

У каждого члена команды персональная дорожка с задачами и установлены WIP-лимиты. Команда встречается один раз в неделю по понедельникам, чтобы пополнить очередь «Буду делать» и два раза в неделю, чтобы обсудить статусы задач.

Также на доске есть отдельная дорожка под проекты. Проекты – это большие задачи с понятной бизнес-ценностью и метриками, которые потом планируются и разбиваются на подзадачи. А те в свою очередь уже попадают на исполнителей.

Таким образом руководитель видит и ход проектов, и выполнение задач, и может в случае необходимости перераспределить ресурсы. А члены команды видят, какие задачи их ждут и могут передавать задачи друг другу между дорожками так же в случае необходимости.

Довольно простой набор этапов в сочетания с чек листами внутри карточек сделал внедрение инструмента максимально простым и понятным для команды.

В настоящий момент команда продолжает использовать агрегированный персональный Канбан для задач маркетинга и добавила вторую Канбан-доску для задач команды наполнения сайта, чтобы передавать подготовленные материалы для публикации.

Заключение

Агрегированный персональный Канбан идеально подойдет, если у вас небольшая команда и простой процесс выполнения работы: сделаем, делаем, готово.

Все отклонения от основного процесса можно решить с помощью чек листов.

Данная форма прото-Канбан системы свидетельствует о первом уровне зрелости из Канбан модели зрелости. Ему характерны меняющийся процесс и неустойчивые результаты.

Агрегированный персональный Канбан можно использовать как практику перехода к командному Канбану. И именно об этой форме прото-Канбана мы поговорим в следующей публикации.

Stay tuned!

Подпишитесь на ежемесячную рассылку

Один раз в месяц вам будет приходить письмо с новыми публикациями и новостями школы. Никакого спама. Честно!

Принимаю правила

Оставьте это поле пустым, если вы человек: