Вы читаете перевод статьи «How to Bring Purpose to Individuals’ Idle Time to Increase Your Business Capabilities» Сони Сидеровой, CEO Nave.
Оптимизация простоя людей противоречит оптимизации потока работы.
Краеугольным камнем достижения предсказуемости в Канбан-системах является умение согласовать возможности сервиса поставки со спросом от бизнеса. Самый эффективный способ добиться успеха – начинать столько работы, сколько сервис способен выполнить в любой момент.
Достижение предсказуемых результатов – это командный результат, а не индивидуальные усилия. Речь идет о работе многих движущихся частей, где эффективное сотрудничество имеет решающее значение. Это означает, что для минимизации общего времени простоя в рабочем процессе некоторым членам команды придется бездействовать.
Суть в том, что, когда наша система работает на полную мощность, нам не стоит начинать новую работу, даже если есть люди, которые в данный момент простаивают. Однако на первый взгляд это может показаться нелогичным.
На самом деле, если мы это сделаем, мы перегрузим систему и задержим выпуск всего, что уже было запущено. Помните – это командная работа. Все в команде зависят друг от друга, и если один член команды свободен и начинает новую работу, это прямо приводит к перегрузке остальной части команды. Следовательно, мы будем искусственно задерживать поставку оставшейся незавершенной работы.
Подобно шоссе, время простоя людей является жизненно важной частью обеспечения бесперебойной, эффективной системы. Каков эффект пробки? Это приводит к длинной очереди автомобилей от бампера до бампера, которые некуда не едут. Имеет ли смысл ставить больше автомобилей на дороге во времена высокой загруженности дорог?
Менеджеры часто испытывают желание заполнить свободное время людей большей работой. Однако это действие создает пробку из незавершенных рабочих элементов. В конце концов система забивается работой, которая была начата, но не закончена.
Свободное время людей необходимо, чтобы сосредоточиться на завершении незавершенной работы, а не чтобы начинать новую работу.
Свободные руки – это причина беспокойства?
Право на простой отдельных лиц определенно поначалу вызывает дискомфорт. Как руководители, мы хотим быть убеждены, что получаем максимальную отдачу от инвестиций. С другой стороны, рабочие также боятся простоя. Если они не заняты все время, означает ли это, что их работа находится под угрозой?
Позвольте мне рассказать вам, что такое свободное время. Свободное время или время простоя – это не просмотр социальных сетей все утро. Время простоя – это не 3-х часовой обеденный перерыв. Время простоя на самом деле не простаивает.
При правильном использовании он может еще больше повысить скорость поставки и стать сильным усилителем взаимодействия.
Как извлечь выгоду от простоя
Худшее, что ваши товарищи по команде могут сделать, когда они простаивают, – это начать новую работу. Установка и управление ограничениями WIP в вашей системе должны предотвратить такое поведение.
Чтобы максимально использовать время простоя, необходимо определить явные политики в отношении того, что люди должны делать, когда они не могут взять новый рабочий элемент в работу. Эти политики должны принести пользу как вашим работникам, так и вашему бизнесу.
Давайте рассмотрим несколько подходов, которые позволят вам улучшить поток работы, вызвать мотивацию команды и повысить самоотдачу.
Используйте время простоя, чтобы увеличить скорость поставки
Первое и самое важное, что должен сделать простаивающий сотрудник, когда WIP-лимиты были достигнуты, — это пройтись по карточкам на Канбан-доске справа налево.
Его задача найти элементы, которые никому не назначены, любые проблемы, которые необходимо исправить (даже если они им не назначены), все, что ждет проверки кода или реализации обратной связи от проверки кода. Заблокированные рабочие элементы или элементы с большим сроком незавершенного производства должны иметь высший приоритет, чтобы они были завершены как можно скорее.
Можно ли объединиться с кем-то еще, чтобы быстрее закончить сложную работу? Парное программирование имеет огромные преимущества с точки зрения сотрудничества и обмена знаниями и обычно приводит к высококачественным результатам.
Используйте время простоя, чтобы предоставить возможности для улучшения и инноваций
Если буквально ничего нельзя сделать, как например в нашей компании, то основные виды деятельности, которые делают члены команды, связаны либо с обучением и ростом, либо с улучшением процессов, либо с инновационным мышлением. Давайте рассмотрим каждый из них более подробно.
Обучение и рост
Предоставление возможностей для обучения и роста является основой нашей организационной культуры. Здесь, в Nave, мы храним библиотеку общих ресурсов, которые контекстуально связаны с тем, что мы делаем как бизнес.
Когда свободные члены команды не могут работать над нерешенными задачами, они копаются в общих ресурсах и либо читают статьи из блога Nave, смотрят вебинары, слушают подкасты или посещают цифровые курсы. Для этого мы собрали темы, связанные с Канбаном, управлением продуктами, лидерством, метриками и аналитикой, и это лишь некоторые из них.
Предоставление возможностей для улучшения навыков и опыта развития является сильным мотивационным стимулом.
Улучшение процесса
Каждый человек проводит весь день в своем процессе, поэтому он знает все нюансы деятельности, которую выполняет команда, он лучше всего знает, что работает, а что нет.
С течением времени команды меняют способ сотрудничества друг с другом, они замечают препятствия, с которыми им приходится иметь дело, и поэтому они лучше всего знают, какие предложить возможности для улучшения. Мы используем время простоя отдельных людей, чтобы собирать идеи для оптимизации рабочих процессов и определять действия постоянных улучшений.
Инновационное мышление
Разработчики любят творить! Помимо разработки кода для идей наших клиентов, мы даем им возможность поделиться своими собственными предложениями о том, как развивать наш продукт дальше. У нас есть пул идей о том, как улучшить систему и какие функции будут хорошо вписываться в нашу стратегию. Во время наших встреч по пополнению запасов мы резервируем места в списке элементов и извлекаем пользу из этих идей.
И последнее, но не менее важное: время простоя может быть использовано для НИОКР. Разработчики увлечены изучением новых технологий. Часто, даже если идея изначально не кажется актуальной, она оказывается прорывом для компании. Пусть ваша команда экспериментирует!
Таким образом, мы объединяем опыт всей компании, чтобы сформировать направление нашего бизнеса. А еще эта практика оказалась чрезвычайно успешным подходом к удержанию персонала.
Используйте индивидуальное время простоя, чтобы повысить скорость поставки и сохранить предсказуемость рабочего процесса. Используя преимущества, предоставляемые временем простоя, вы сможете создать эффективную среду непрерывного совершенствования, в которой процветают мотивация, вовлеченность и преданность делу.
Если вы заинтересованы в том, чтобы узнать больше о принципах и практике достижения устойчивой доставки потребительской ценности, я буду рад приветствовать вас в нашей программе устойчивой предсказуемости.
Перевод и редактура: Игорь Филипьев.
