Дисклеймер: вы читаете перевод статьи Сони Сидеровой, CEO getNave. Здесь она делится своим опытом расчета и установки начальных WIP-лимитов. Опыт Сони показался мне очень практичным и созвучным, а предложенное ей решение соответствующих Канбан ценностям, поэтому и делюсь переводом в блоге.

---

Ограничение объема незавершенной работы – широко применимая практика внутри многих Agile-команд. К тому же, это самый эффективный инструмент для создания четкого фокуса в команде и значительного увеличения скорости поставки. Однако в самом начале может быть сложно понять, как рассчитать и установить WIP-лимиты в каждой колонке на вашей Канбан-доске?

К сожалению, универсальной формулы, которая помогла бы установить лимит на объем текущей работы в каждой колонке в любой данный момент, не существует. Дело в том, что каким бы ни был ваш изначальный лимит в каждой колонке, скорее всего, вы ошибетесь. Самое лучшее, что можно сделать, это высказать предположение, основанное на фактах. Самая важная часть этого процесса – выбрать приблизительное число и затем с течением времени подгонять его.

И хотя точного уравнения для расчета ваших WIP-лимитов не существует, сегодня я хотела бы вам дать осуществимый совет, который поможет вам двигаться в правильном направлении.

Колонки представляют активности в рабочем потоке

Начнем с основ. Ваш рабочий поток представляет процесс обнаружения знаний и сам по себе состоит из активностей. Колонки на Кабан-доске представляют эти активности. В колонках не должно быть деталей, отделов или рабочих сред. Они изображают то, как члены команды сотрудничают друг с другом для выполнения работы.

Итак, когда мы устанавливаем WIP-лимиты по каждой колонке, мы ограничиваем количество рабочих элементов на деятельность, и разные люди могут заполнять доступные слоты по каждый активности. Всегда помните, что в Канбане мы управляем работой, а не людьми. В Канбане мы позволяем людям самим организовать выполнение работы.

Позвольте команде устанавливать свои WIP-лимиты

Давай рассмотрим подход к установлению WIP-лимитов, который предоставит вам четкую отправную точку.

Прежде всего, это команда должна определять лимит на объем работы, которую они выполняют, на основе оценки своих возможностей. Не попадите в ловушку соблазна диктовать им свои WIP-лимиты. Лучше спросите их. Если WIP-лимиты будут устанавливать члены команды, тогда у них не будет причин нарушать их.

Соберите всю команду и обсудите активности, в которых они участвуют. Обойдите всех и спросите у каждого: «Какое количество вещей вы можете делать одновременно в комфортном режиме?». Для людей аналитического склада ума эта цифра будет небольшой: 1 или 2, тогда как в случае более креативных работников она может быть больше.

Проведя такую беседу, вы лучше узнаете свою команду и то, как они работают. И хотя цель заключается в том, чтобы люди делали меньше в любой данный момент, она не должна идти во вред комфорту команды. Подумайте о том, где могут быть границы комфорта команды.

Принимайте во внимание все перспективы

И хотя количество людей играет некоторую роль, мы хотим управлять самой работой. Когда вы разберётесь с цифрами, обратите внимание на количество людей по каждой активности и количество работы, с которой, по их словам, они могут справиться.

У вас могут быть люди, работающие по разным колонкам. Скажем, у вас есть колонки «Разработка» и «Анализ кода», и разработчик может работать в каждой из них. Если это так, разделите WIP-лимит этого инженера между двумя колонками. Итак, если его золотая середина – это работа над двумя элементами сразу, назначьте по 1 WIP-лимиту колонкам «Разработка» и «Анализ кода».

Убедитесь, что вы сокращаете WIP-лимиты по каждой активности до того момента, когда начинает увеличиваться поток и появляться положительный эффект на качество при одновременном сохранении мотивации и вовлеченности членов команды.

Корректировать WIP-лимиты совершенно нормально

Меня часто спрашивают: «Можем ли мы менять WIP-лимиты после того, как они были установлены?». Безусловно. Вы можете менять свои WIP-лимиты так часто, как вам захочется. Конечно, не стоит этим заниматься ежедневно, иначе их ценность снизится.

По-моему, куда важнее вопрос «Как часто нам нужно менять свои WIP-лимиты?». Ответ зависит от правильности мотивации.

Если вы увеличиваете WIP-лимиты из-за высокого спроса, это в конечном счёте замедлит вас. По Закону Литтла, с увеличением WIP время цикла также увеличивается. Итак, когда вы в очередной задумаетесь об изменении WIP-лимитов, всегда следите за тем, чтобы спрос соответствовал возможностям вашей команды.

Вероятно, имеет смысл изменить лимиты при изменении обстоятельств. Если один из членов команды ушел в длительный отпуск (скажем, на несколько недель), вы взяли нового члена команды или потеряли старого, скорее всего вам следует задуматься об изменении WIP-лимитов.

И ни в коем случае не увеличивайте свои WIP-лимиты только потому, что люди по некоторым активностям работают быстрее остальных. Независимо от эффективности определенных рабочих, в конце рабочего дня они все равно могут обработать только одну вещь за раз.

Начните с чего-то и какое-то время придерживайтесь этих лимитов. Таким образом вы сможете понять, повысило ли производительность сделанное вами предположение.

Следите за тенденциями показателей потока во времени и продолжайте экспериментировать. До тех пор, пока время цикла уменьшается, пропускная способность увеличивается, а члены вашей команды замотивированы и счастливы, вы все делаете правильно!

---

Оригинал: How to Set WIP Limits on Your Columns When You’re Just Getting Started.

Перевод: Татьяна К.

Редактура: Игорь Филипьев.