Дисклеймер: вы читаете перевод статьи Сони Сидеровой, CEO getNave. Здесь она делится мыслями, почему не стоит утилизировать время сотрудников на 100% и к каким разрушительным последствиям это может привести. Работая с большим количество команд и сервисов я заметил, что те руководители, которые придерживаются схожих взглядов, достигают лучших результатов в предсказуемости и времени поставки. Именно поэтому я привожу здесь полный перевод поста Сони.
Единственный способ достичь 100% использования рабочего потока заключается в том, чтобы избегать 100% использования времени работников.
Скорость и предсказуемость поставки зависят от того, как эффективно вы управляете потоком работы. И хотя это может звучать нелогично, достижение максимальной эффективности времени, затрачиваемого на процесс, сводится ко времени бездействия людей.
Когда мы стремимся держать сотрудников занятыми, мы очень близко подходим к осуществлению этой цели. Проблема лишь в том, что в конце рабочего дня единственный результат оптимизации – это занятые люди.
Мы не получаем зарплату за то, что наше время используют на 100%. Мы получаем зарплату за достижение результатов. Итак, нам нужно стремиться к эффективным рабочим процессам, нацеленным на результаты.
Почему бы не стремиться к тому и другом сразу? Вы можете думать: «Разве 100% использование времени человека не ведет к 100% использованию рабочего процесса?».
Нет. На самом деле использование каждой минуты ваших сотрудников даже принесет вам неприятности. И вот почему.
100% использование времени работников противоречит оптимизации эффективности рабочего потока
Когда ваши сотрудники все время заняты, они начинают брать все больше новой работы. Фокус на новой работе мешает завершению работы в процессе. Это, среди прочего, ведет к многозадачности, контекстному переключению, чрезмерному спросу, стрессу, перегрузке и задержанным поставкам.
Достижение результатов осуществляется совместными усилиями. Личный вклад имеет куда меньшее значение. Основой достижения оптимального использования рабочего потока является работа над таким количеством элементов, с котором команда может одновременно справляться как одно целое. Для поддержания баланса между спросом и возможностями крайне важно включить в ваш рабочий поток WIP-лимиты.
Когда WIP-лимит будет достигнут, не нужно вытягивать новую работу. Это позволит сохранит эффективность вашей системы поставки. Это означает, что у вас неизбежно будут бездействовать некоторые люди, пока не будет поставлен незавершенный элемент.
Как преодолеть потребность в 100% использовании времени сотрудников
Итак, как же нам выйти из порочного круга 100% использования времени рабочих, чтобы оптимизировать эффективность рабочего процесса? Секрет в том, чтобы изменить угол зрения.
Примите идею о времени бездействия работников
Вам нужно, чтобы у членов вашей команды было неиспользуемое время. Это позволит добиваться небольших долгосрочных улучшений и эффективного рабочего процесса. Помните, что вам нужно управлять потоком работы, а не работниками.
Время бездействия необходимо для снижения уровня стресса и вероятности выгорания. Позвольте вашей команде учиться новым навыкам и пробовать новые инструменты. Личностный рост рождает мотивацию, а мотивированные команды будут больше преданы вашей компании. Со временем одно небольшое улучшение приводит к другому, и ваша команда становится более эффективной, самоуправляемой и вовлеченной.
Вы должны совершенно ясно выразиться по поводу своих практик управления. Данный подход не только предоставит вам примерный план того, как команда должна справляться с разными сценариями по ходу продвижения, но и заложит основу для последующего улучшения. По мере оптимизации рабочих потоков, чётко выраженная политика также развивается, и все находятся на одной волне в плане того, как должна двигаться работа. И политика времени бездействия не является исключением.
Введите ясную политику, прописывающую, чем должны заниматься незанятые члены команды. Принять идею о времени бездействия не значит продлевать обед на 4 часа или разрешать весь рабочий день сидеть в соц. сетях. Во время бездействия на самом деле придется действовать.
Чтобы вдохновить вас на креативные идеи, я настоятельно рекомендую изучить наши стратегии по управлению временем бездействия, которые помогут вам увеличить бизнес-возможности и создать среду непрерывного совершенствования.
Стремитесь к 100% использованию рабочего потока
Стремитесь достигнуть оптимального использования рабочего потока. Ваша команда больше всего эффективна, когда спрос соответствует их возможностям. И самый простой способ поддерживать этот баланс – обеспечивать взаимосвязанность незавершенной работы. В этом вам поможет диаграмма суммарного потока.
Верхняя строка диаграммы суммарного потока представляет скорость прибытия задач, нижняя строка – скорость их отправки. Расстояние по вертикали между верхней и нижней строками означает всю незавершенную работу.
Если WIP уменьшается, расстояние между строками будет уменьшаться. Это означает, что работа выполняется быстрее, чем поступает. Явный сигнал, что у вас есть возможности для большей работы.
Если WIP увеличивается, расстояние между строками будет увеличиваться. Это означает, что скорость поступления выше скорости отправления, т.е. наличие чрезмерного спроса. Ваша команда испытывает трудности с рабочей нагрузкой, и ее скорость поставки снижается.
Для поддержания баланса между спросом и производительностью, старайтесь максимально согласовывать ваше количество задач в работе (WIP). При согласованном WIP линии скорости поступления и отправления будут расти синхронно. Когда расстояние между линиями остается равным, это значит, что ваш рабочий поток используется полностью и функционирует на оптимальном уровне. Это та ситуация, когда вы извлекаете максимум пользы из своих вложений.
Более того, до тех пор, пока WIP согласована и средний срок WIP стабилен, вы поддерживаете стабильную систему. Чем стабильнее ваша система, тем более предсказуемой она становится.
Если вы стремитесь построить стабильную систему поставок и достичь стабильных предсказуемых бизнес-результатов, я с нетерпением жду вас в нашей программе Стабильной предсказуемости.
100% использование времени наших работников приводит к нежелательным результатам. Наличие свободного времени у членов наших команд является оптимальным подходом к более быстрой поставке результатов, улучшению качества нашей работы и извлечению максимальной выгоды из наших вложений.
Сместите фокус на управление работой и позвольте своим командам самим проводить ее организацию. Используйте диаграмму суммарного потока для оценки использования вашего рабочего потока, стремитесь к поддержанию согласованной незавершенной работы.
Предприятия, которые поддерживают автономные команды намного успешнее тех, что пытаются использовать каждую минуту людей. Это как раз именно тот образ мышления, который нужен лидерам для вдохновения своих команд и, самое главное, построения культуры успеха, в которой бизнес-результаты постоянно улучшаются.
Оригинал: How to Set WIP Limits on Your Columns When You’re Just Getting Started.
Перевод: Татьяна К.
Редактура: Игорь Филипьев.
