Дисклеймер: вы читаете перевод статьи Сони Сидеровой, CEO getNave. Здесь она делится мыслями о важности явной точки принятия обязательств. Пост очень интересный и практичный. С удовольствием публикуем перевод.
Одна из основных причин задержки (или даже отмены) уже начатой работы заключается в преждевременном обязательстве по ее выполнению. Когда рабочие элементы вытягиваются в работу, а нам все еще мало известно о том, что необходимо сделать, мы напрямую снижаем предсказуемость рабочего потока.
Чтобы преодолеть это препятствие, необходимо явно определить точку, когда мы подтверждаем готовность начать работу и обязуемся завершить ее. Мы называем это точкой принятия обязательств.
Конечно, мы привыкли сразу говорить «да» нашим заказчикам. Нам всем хочется производить впечатление лояльных, добрых и вежливых людей. Мы стремимся делать всё, чтобы наши заказчики оставались довольными, но ранние обязательства не помогают достичь этой цели.
Наши заказчики будут довольны только тогда, когда получат запрошенную работу вовремя и высокого качества. И здесь крайне важно управление реалистичными ожиданиями. Если ваш поток полон задач, вы должны спросить себя, способна ли ваша команда сейчас справиться с новой работой?
Старт новой работы вместо завершения уже начатой ведет к перегрузкам, недостатку внимания к деталям и просроченной поставке. Чем раньше вы что-то пообещаете, тем выше вероятность нарушить это обещание.
Определение точки принятия обязательств позволит вам избежать этой ситуации. Делая работу опционной, когда на нее поступил запрос, вы можете сохранять предсказуемость Канбан-системы, поддерживать баланс между спросом и возможностями и намеренно закладывать время, чтобы понять, имеет ли смысл вкладываться в эту работу?
Что такое «точка принятия обязательств» в Канбане?
Мы должны однозначно определить точку во времени, когда мы обязуемся поставить работу. Это наша точка принятия обязательств.
Точка принятия обязательств – это не та точка, когда поступает запрос от заказчика. Это тот момент, когда мы собрали о работе информацию достаточную, чтобы быть уверенными и способными приступить к ее выполнению.
Точки принятия обязательств нужны для того, чтобы добиться слаженной работы от всех, кто вовлечен в процесс. Когда работа проходит через эту точку, происходит явное двустороннее обязательство.
Наши бизнес-заказчики оценили работу, они подтвердили, что понимают связанные с ней риски и что они готовы вложиться в нее. Работа понятна, четко определена и удовлетворяет критериям «Определения готовности».
В это же время, вытягивая работу через точку принятия обязательств, наши команды поставки подтверждают, что они оценили работу, понимают ее и что у них есть всё необходимое, чтобы начать работать. Они берут на себя обязательство по ее поставке.
Преимущества определения точки принятия обязательств
Явные точки принятия обязательств обладают рядом преимуществ.
Во-первых, вся работа до точки считается опциональной (т.е. не обязательной к выполнению – прим. переводчика). От какой-то из этой работы можно и нужно отказаться, когда вы начнете сужать воронку запросов заказчиков.
Ваша точка принятия обязательств разделяет восходящий поток от потока поставки. По мере того, как вы продвигаете опционы ближе к точке принятия обязательств – это происходит по мере того, как вы больше узнаете о работе – они проходят шаги проверки и утверждения на предмет экономической целесообразности. Более того, они с куда большей вероятностью будут поставлены в предсказуемые сроки и в качественном исполнении.
Когда ваша работа проходит через точку принятия обязательств, она уже не считается опциональной. Она становится обязательством. Это тот момент, когда часы начинают тикать. Это отправная точка, от которой вы отсчитываете время поставки.
Как точки принятия обязательств гарантируют надежные соглашения об уровне сервиса
Давайте проанализируем следующий сценарий использования.
Эта команда одновременно управляет процессами восходящего и нисходящего потоков на одной доске. В восходящем рабочем потоке имеются следующие направления: «Опции», «Хорошие опции» и «Следующие опции». Поток поставки состоит из Разработки, Очереди тестирования, Тестирования, Очереди ревью, Ревью, Очереди развертывания, Развертывания и Завершенной работы.
Процесс исследования начинается с добавления всех запросов в колонку «Опционы». Затем, если опцион соответствует стратегии компании/подразделения, его перемещают в колонку «Хорошие опционы». На этом этапе работа оценивается, создаются профили риска, критерии соответствия и обозначаются критерии выполненной работы. По сути, команда собирает всю информацию необходимую для ясного определения объема работы.
Затем элемент перемещают в «Следующие опционы». Это состояние очереди: оно обозначает, что работа готова к вытягиванию в поток поставки.
Эта команда не проводит собрания по пополнению, на которых с определенной частотой подготавливается определенный набор элементов для разработки. Обязательство (коммит) не синхронизированно; они вытягивают элементы из колонки «Следующие опционы», как только у них появляется возможность для начала новой работы. Их точка обязательств – момент, когда работу вытягивают из «Следующих опционов» в «Разработку». Это та самая точка, когда они обязуются поставить работу.
Теперь, когда у них ясно определена точка принятия обязательств, эта команда может легко предоставить надежное соглашение об уровне сервиса. Давайте посмотрим на их Диаграмму времени цикла.
Теперь им нужно снять выделение со всех шагов восходящего потока из фильтра «Списки». После этого они могут оценить, сколько времени им потребуется на завершение работы наряду с вероятностью, которую подразумевает этот коммит.
К примеру, 85 персентиль указывает на 11 дней. Это значит, что они закончат работу менее чем за 11 дней и 85% вероятность сдержать это обещание. Они также знают, что обязательство по завершению их рабочего элемента менее чем за 15 дней имеет 95% вероятность.
Более того, они могут фильтровать свои данные по классу обслуживания. Это особенно удобно, когда нужно провести более точную оценку сроков поставки на основе срочности работы. Этот подход очень полезен для элементов с ускоренными и фиксированными датами поставки.
Если вы стремитесь построить стабильную систему поставки и достигать предсказуемых бизнес-результатов, я с радостью приглашаю вас в нашу программу Устойчивой предсказуемости.
Начните с определения точки принятия обязательств и убедитесь, что все участники работают в соответствие с этой идеей. Ясно давайте понять, что продвижение рабочих элементов через эту точку — значит принятие обязательства по поставке этих элементов.
Крайне важно, чтобы вы понимали, что в Канбане обязательство – не просто обещание по какой-то точке в будущем. Это прямое подтверждение того, что рабочий элемент будет выполнен в соответствии с политикой процесса и поставлен заказчику в рамках данного Соглашения об уровне сервиса.
Использование точек принятия обязательств обеспечивает нас прозрачностью, ясностью и слаженностью работы. Они делают процесс более определенным, а рабочий поток гораздо более предсказуемым. Говоря в общем, эти точки значительно облегчают создание соответствующих цели сервисов.
Перевод: Татьяна К.
Редактор: Игорь Филипьев.
Редактор: Игорь Филипьев.
