Друзья, всем привет!

Сегодня я хочу рассказать о каденциях или встречах в Канбане для компаний второго уровня зрелости по модели зрелости Канбана.

Данному уровню зрелости характерна ориентация на пользователя, поэтому и дизайн встреч заточен под это.

Важно! Встречи второго уровня зрелости не заменяют встречи первого уровня. Они их дополняют.

Разберем каждую встречу подробнее. Всего их четыре.

Пополнение рабочего процесса

Цель встречи: позволить команде(-ам) сервиса выбрать рабочие элементы и заполнить столбец «Сделать следующим» задачами до следующего пополнения. Рассматривается (также) работа нескольких команд, вовлеченных в рабочий процесс.

Данные на входе:

• Наблюдения, приводящие к изменениям в поведении или политике на собраниях по пополнению.
• Изменения политики/изменения портфеля.

Данные на выходе:

• Решения относительно того, что вытянуть
• Системные изменения (на Канбан-митинг)

Участники: руководители или представители команд, участвующих в рабочем процессе.

Важные нюансы: убедитесь, что запрошенная работа четко определена.

Учитывайте технические аспекты и зависимости между командами сервиса.

Длительность и периодичность: 20-30 минут, еженедельно (смотрите на скорость поступления информации).

Канбан-митинг рабочего процесса

Цель встречи: вовлечь команды сервиса в совместный разговор о статусе работы, очередях между этапами рабочего процесса и проблемах, которые влияют на ход работы. Теперь включает сквозной рабочий процесс оказания сервиса. Поддерживает меж-командное сотрудничество.

Данные на входе:

• Обязательства
• Решения о новых инициативах и распределении мощностей
• Изменения политики

Данные на выходе:

• Общее понимание того, как лучше всего выполнять текущую работу
• Предложения по улучшению

Участники: SDM, группа команд или команда сервиса, выполняющая работу (4-50 человек).

Важные нюансы: Границы применения – сквозной рабочий процесс оказания сервиса. Выявленные проблемы обсуждаются после встречи членами команды(-д), обладающими соответствующими знаниями и навыками.

Длительность и периодичность: 10-20 минут, еженедельно, в зависимости от затрат на проведение.

Формат Канбан-встречи

• Доска отображает состояние работы: что находится в работе, в очереди, заблокировано или ожидает по какой-то другой причине.
• Идите по карточкам на доске справа (наиболее близкие к завершению) налево (те, что недавно начались).
• Фасилитатор может запросить обновление статуса карточки или спросить, есть ли какая-либо дополнительная информация, которой нет на доске и которая может быть полезна команде.
• Более опытные команды или группы сервисов могут обсуждать только заблокированные карточки.
• Также должно быть обсуждение карточек в очередях «Готово»: какую работу вытащить следующей и кому?

Проведение большой Канбан-встречи

1. Справа налево пройдитесь по дефектам.
2. Справа налево пройдитесь по блокерам.
3. Спросите у команды: «Есть что-то, о чем нам нужно знать?»
4. Кто сегодня нуждается в новых задачах?

У членов команды должна быть уверенность, что каждый является профессионалом и ему можно доверить выполнение работы.

Доска должна быть в актуальном состоянии и отражать текущее состояние дел.

Обзор потока

Цель встречи: развить начальное количественное понимание оказываемого сервиса, облегчить планирование работы и улучшить предсказуемость. Теперь включает количественный, ориентированный на оказание сервиса взгляд. По-прежнему обращает внимание на возможности, не принимая во внимание ожидания заказчиков.

Данные на входе:

• Данные о прогрессе и возможностях системы с Канбан-митингов и таск-трекера
• Действия с обзора рисков

Данные на выходе:

• Действия, определенные для улучшения возможностей
• Передача принятых решений

Участники встречи: SDM, команда (или часть) сервиса поставки, опционально тимлиды.

Важные нюансы: Сравните текущие возможности с заданными целевыми показателями. Обсудите возможные действия по улучшению.

Длительность и периодичность: дважды в месяц, 30 минут.

Данные для подготовки к обзору потока

• Распределение спроса по типам работ
• Диапазон времени блокирования по каждой причине блокирования
• Количество дефектов и диапазон времени переделки по каждой причине
• Рабочие элементы с большим сроком выполнения
• Средние значения и распределения:
  • Клиентское время выполнения для каждого типа работ
  • Скорость поступления спроса
  • Производительность по типам работ за период
  • Системное время выполнения по типам работ

Кластеризация блокеров

Цель встречи: изучить основные причины появления блокеров и их влияние на время выполнения заказа. Сформировать основу для понимания и снижения рисков.

Данные на входе:

• Собранные данные о блокерах с датами начала и окончания, а также причинами блокирования.

Данные на выходе:

• Размышления о результатах этого анализа.
• Обратная связь и решения для команды сервиса и непосредственного руководителя

Участники: представители команды и менеджмент

Важные нюансы: классифицируйте блокеры по причине блокировки. Для каждой причины проанализируйте диапазон времени, необходимого для решения проблем. Определите действия для улучшения потока.

Длительность и периодичность: 1 час, ежемесячно.

Как проводить:

• Соберите все блокеры (описание и в идеале время блокировки) за определенный период времени.
• Сгруппируйте их по источнику/причине  блокировке.
• Затем:
  • Выявите риски
  • Определите вероятность и влияние
  • Проанализируйте причины
  • Проработайте действия по снижению и смягчению последствий влияния блокеров

Ваш Игорь.