Друзья, всем привет!
Я продолжаю публикацию переводов значимых с моей точки зрения статей о Канбане. На этот раз перевод поста Сони Сидеровой «The Rhythm of Success: Kanban Meetings«, CEO компании Nave, приложения для анализа метрик поставки и эффективности потока.
В статье коротко и ёмко объясняется назначение семи основных встреч Канбана. Стоит отметить, что статье уже три года и она была написана до появления KMM, поэтому в ней не рассматриваются встречи с привязкой к уровням зрелости, как сейчас это изучается на тренинге Kanban Systems Improvement.
Не смотря на это я всё считаю этот материал очень полезным, потому что он содержит фундаментальные принципы работы петель обратной связи.
Приятного прочтения.
Отсутствие подготовки означает готовность к неудаче. Точно так же, как Канбан-метод использует анализ и циклы обратной связи для повышения эффективности рабочего потока, целью Канбан-встреч является повышение эффективности всей организации.
От быстрых ежедневных чекинов внутри команды до обширных обзоров стратегии с участием руководителей высшего ранга, Канбан-встречи поддерживают эффективную работу взаимосвязанных Канбан-систем, выявляют проблемные области и оценивают общий уровень удовлетворения потребителей. В Канбане выделяют 7 важнейших Канбан-встреч или каденций.
Канбан-каденции
Каденция означает регулярный ритм. Важное свойство Канбан-встреч – это их регулярность. Это особенно важно для встреч широкого плана, таких как обзоры стратегии, которые могут откладываться на неопределенный срок, пока не настанет переломный момент.
Представьте, что Канбан-каденции – это сердцебиение вашего процесса поставки. Нерегулярность и пропущенные удары говорят о грядущих проблемах и непостоянной пропускной способности. Регулярный, стабильный пульс означает хорошее здоровье организма – стабильные функции, которые можно использовать для точного прогноза будущей поставки.
Функцию Канбан-каденций можно разделить на три перекрывающихся группы:
- Выполнение работы
- Выполнение нужной работы
- Лучшее выполнение работы
Типы Канбан-встреч
Здесь мы объясним важнейшие Канбан-каденции от наиболее часто проводимых до более редких. Помните, что все встречи направлены на одну и ту же цель – более быстрая поставка, более эффективный рабочий поток и повышенный уровень удовлетворения потребителей.
В качестве отправной точки для каждой Канбан-каденции мы прописали рекомендуемую частоту и длительность – вы можете смело изменять их в соответствии с нуждами вашей организации. Также для инициирования встреч могут использоваться определенные мероприятия – например, обзоры рисков обычно проводятся каждый месяц, при этом критический сбой, проявившийся в производстве, может стать причиной для их внепланового проведения.
Канбан-митинг
Рекомендуемая частота: ежедневно
Рекомендуемая длительность: 15 минут
Основная черта Канбан-митингов – быстрота и эффективность. Обычно их проводят стоя, чтобы участники слишком не расслалялись. Целью Канбан-митинга являются ответы на следующие вопросы:
- Что нам мешает?
- Как осуществляется поток работы?
- Что мы можем улучшить?
Сосредоточьтесь на грядущем дне и ближайшем будущем. Это собрание – не место для обсуждения общей стратегии. Уделите внимание застопорившимся единицам работы, возможным заторам и членам команды, которые ничего не делают для поддержания эффективности рабочего потока. Все члены команды должны проявлять активное участие: чем больше вовлеченных людей, тем больше точек зрения и предложений по улучшению.
Мы рекомендуем проводить Канбан-митинг каждый день в то же время и в том же месте в целях последовательности – не опаздывайте!
Встреча по пополнению
Рекомендуемая частота: еженедельно
Рекомендуемая длительность: 30 минут
Чтобы поддерживать постоянный поток задач, движущихся по Канбан-доске, необходимо выбирать количество задач в очереди задач. Мы делаем это на встрече по пополнению. Канбан-метод предлагает подход управления очередью, устраняющий необходимость в ручном переприоретизации бэклога. Рекомендуемое время встречи по пополнению – полчаса, однако длительность может быть другой в зависимости от нужд команды. Динамичный рабочий поток со множеством небольших задач требует проведения еженедельных встреч по пополнению, в то время как для более медленного рабочего потока с развернутыми задачами может хватить ежемесячного пополнения.
Ключевые моменты, о которых следует помнить на встречах пополнения, это классы обслуживания новых единиц работы, прогнозирование позиций с фиксированными сроками поставки, более крупные стратегические задачи и вопрос, необходимы ли навыки конкретного члена команды для выполнения каких-либо задач. На встрече пополнения должны присутствовать владельцы портфолио/продукта и руководство по управлению продуктом.
Обзор сервиса поставки
Рекомендуемая частота: раз в 2 недели
Рекомендуемая длительность: 30 минут
Вся эффективность мира не будет иметь значения, если главный стейкхолдер – клиент – не удовлетворен. В ходе обзора сервиса поставки рассматривается вопрос, насколько клиент удовлетворен пропускной способностью команды. Дополнительным преимуществом данной встречи является повышение доверия со стороны клиента благодаря прозрачной деятельности и непосредственной работе с проблемами клиента.
На этой встрече должны участвовать заказчик (или его представители), менеджер сервиса поставки и представители от команды поставки. В зависимости от нужд вашего проекта могут привлекаться другие стейкхолдеры. Канбан – это управляемый данными метод, который опирается на метрики, – рассмотрите, как можно объективно оценить критерии удовлетворения клиента. Некоторые показатели могут включать желательный срок поставки/время выполнения, соответствие сроку поставки и общую скорость поставки.
Встреча по планированию поставки
Рекомендуемая частота: раз в каденцию поставки (переменная)
Рекомендуемая длительность: 1-2 часа
Не всегда удается предоставить клиентам работу в день, когда она была выполнена – неизбежно приходится устанавливать даты релиза. На встрече по планированию поставки команда может предположить, какой функционал должен быть подготовлен к релизу, а также какие другие рабочие единицы должны быть выполнены. Для принятия решений могут использоваться управляемые данными накопительная диаграмма потока, диаграмма пропускной способности и диаграмма разброса времени выполнения.
На этой Канбан-встрече также следует принимать во внимание все передаваемые требования и учебные мероприятия, в которых нуждается потребитель. Обеспечение гладкой передачи работы позволит в значительной мере устранить неэффективность и поддерживать высокий уровень удовлетворения клиента. Помните, что обязательство поставки рабочих единиц в фиксированную дату меняет класс обслуживание со стандартного на класс с фиксированной датой поставки.
Обзор рисков
Рекомендуемая частота: ежемесячно
Рекомендуемая длительность: 1-2 часа
Из названия этой Канбан-встречи следует, что на Обзоре рисков изучаются факторы, подвергающие поставки рискам. На этой встрече необходимо рассмотреть блокеры и очереди на предмет будущих рисков поставки. Важно оценить причины прошлых неудач и устранить или сгладить их. Должны участвовать все, кто знаком с текущими и недавними блокерами – они меняются с каждым месяцем, что делает этот вид встречи самым разнообразным по участникам.
Обзор операций
Рекомендуемая частота: ежемесячно
Рекомендуемая длительность: 2 часа
Обзор операций предлагает комплексный взгляд на все разные взаимосвязанные внутренние команды и системы. Даже если отдельные команды высокоэффективны, организация в целом может отставать из-за неправильно функционирующей части или неэффективной передачи работы.
На этой Канбан-встрече присутствуют менеджеры из разных подразделений, отделов и систем и ищут способы повышения эффективности в целом. Особое внимание следует уделить взаимозависимости между Канбан-системами, которые могут вызывать цепную реакцию по срокам поставки. Обзор операций – идеальное время для выявления областей с малоиспользуемыми возможностями по всей организации с целью сокращения времени выполнения.
Обзор стратегии
Рекомендуемая частота: ежеквартально
Рекомендуемая длительность: полдня
На обзоре стратегии рассматривается вся операционная деятельность компании в целом – от этого в высшей мере эффективного средства будет мало толку, если направить его в неправильном направлении. На этой Канбан-встрече необходимо принять во внимание более обширный рыночный ландшафт, изучить новые изменения и сравнить скорость поставки со скоростью рыночных изменений. Для разработки дорожной карты Канбана могут использоваться более широкие стратегические цели и направление. Затем во время встреч по планированию поставок и встреч по пополнению может осуществляться переход к ежемесячным, еженедельным и ежедневным целям.
Смысл в том, чтобы выявить потенциальные масштабные проблемы и скорректировать курс или оптимизировать взаимодействие команд в случае необходимости. Идеальные участники Обзора стратегии — высшее руководство, владельцы портфолио/продукта, члены senior-команды из отделов по работе с клиентами, таких как продажи и маркетинг.
Не волнуйтесь, мы не заставляем вас нагружать команду кучей дополнительных встреч! Посмотрите в календаре намеченных встреч, какие встречи можно адаптировать или добавить – многие из этих Канбан-встреч можно легко включить в уже запланированные встречи. Как вы структурируете свои Канбан-встречи? Какая из Канбан-каденций больше всего полезна для вашего процесса поставки? Расскажите о своем опыте в комментариях!
Перевод: Татьяна К.
Редактор: Игорь Филипьев.
