Перевод статьи С. Сидеровой Малоизвестный факт о времени цикла, который поможет вам взять обязательства по надежной дате выполнения.

Интеллектуальный труд известен своей непредсказуемостью. Всегда будет множество различных сценариев, которые могут произойти в будущем. Честно говоря, просто невозможно исключить неопределенное и неизвестное.

Итак, почему так много из нас склоняются к иллюзии, что установление одной определенной даты выполнения – лучший способ выполнить наши обязательства?

Мы должны принять тот факт, что неопределенность существует, и вместо того, чтобы игнорировать ее или пытаться обойти ее, нам нужно найти способ эффективно управлять этой неопределенностью. Мы должны начать думать в категории вероятности происхождения события.

Мы не можем просто назначить единственную дату выполнения, заявив, что мы достигнем нашей цели со 100% уверенностью. Когда мы пытаемся предсказать будущее, нет такой вещи, как 100% уверенность. Увы, никто еще не изобрел волшебный хрустальный шар.

Наши обязательства всегда должны быть представлены в виде диапазона сроков доставки, а также вероятностей, связанных с каждым из них. Всегда помните, что существует множество возможных сценариев, которые могут произойти. При составлении прогнозов доставки детерминированного мышления просто недостаточно.

Почему вам нужно мыслить нестандартно

Чтобы взять на себя надежные обязательства и предсказать, когда будет выполнена определенная задача, вы должны составить вероятностный прогноз.

Вероятностные прогнозы выглядят так: “Мы закончим менее чем за 31 день и существует 85%-ная вероятность того, что мы достигнем этой цели”.

Мы говорим, что время выполнения задачи составляет ровно 31 день? Нет, это не так.

Мы говорим, что выполним эту задачу ровно за 31 день? Нет, это не так.

Мы говорим о том, что, вероятно, на выполнение работы уйдет менее 31 дня, но это займет не более 31 дня, и вероятность достижения этой цели составляет 85%.

Так выглядит вероятностное мышление. Вот как мы эффективно справляемся с неопределенностью.

Малоизвестный факт, о котором вы должны знать

Существуют разные подходы к составлению вероятностного прогноза, однако тот, который поможет вам лучше всего изменить мышление с детерминированного на вероятностное, – это анализ времени вашего цикла в виде диаграммы распределения.

Здесь вступает в игру диаграмма распределения времени выполнения.

Диаграмма распределения времени выполнения показывает форму частотного распределения вашего времени цикла. Горизонтальная ось показывает время вашего цикла, а вертикальная ось показывает, сколько задач было выполнено за одно и то же время цикла.

За выбранный период эта команда выполнила 29 заданий за 1 день, 11 заданий за 2 дня, 3 задания за 3 дня и так далее.

И вот один малоизвестный факт о продолжительности вашего цикла, который вы должны понять и принять:

Время выполнения – это не число, это форма.

Каждый раз, когда вы думаете о своем времени выполнения, думайте о нем с точки зрения формы частотного распределения. Подумайте о времени выполнения как о всей гистограмме. Время выполнения вашего процесса — это не одно число. Скорее, это много чисел, и каждое из них связано с вероятностью его появления.

И единственное, что вы можете сделать, чтобы принять надежные обязательства по доставке, — это сказать: “Вот шансы выполнить задачу X за Y дней”.

Оглядываясь на приведенный выше пример, эта команда может выполнить любой рабочий элемент, независимо от его характера, размера или сложности, менее чем за 31 день, и вероятность того, что это произойдет, составляет 85%.

Всегда помните, что время выполнения – это форма, а не число. И эта форма будет определять точность ваших прогнозов доставки. Тонкохвостые распределения дают более точные вероятностные прогнозы.

И, если вы не совсем в восторге от цифр, которые вы видите на своей гистограмме, скорее всего, вы поддерживаете распределение с толстыми хвостами. С точки зрения непрофессионала, ваш рабочий процесс не оптимизирован для предсказуемости.

Если вы хотите изучить нашу проверенную 7-шаговую дорожную карту для построения предсказуемых рабочих процессов, улучшения сроков доставки и последовательного достижения поставленных целей, я была бы рада приветствовать вас в нашей программе устойчивой предсказуемости.

Вот небольшой профессиональный совет

При таком подходе вы переключаете фокус внимания с вопроса “Когда это будет сделано?” на вопрос “На какой риск вы готовы пойти?”. Вам больше не нужно оценивать усилия вашей работы, ваши данные уже дают вам ответ на этот первый вопрос. Теперь вам решать, с каким риском вы хотите жить.

Должны ли вы идти с высокой уверенностью в достижении целей и вместо этого использовать 95-й процентиль? Если риск, которым вы берете, достаточно высок, чтобы выполнить это обязательство во что бы то ни стало, идите на это.

В качестве небольшого профессионального совета никогда не устанавливайте время выполнения, при котором вероятность достижения цели составляет менее 50%.

50%-ная уверенность — это та же уверенность, которая приходит при подбрасывании монетки. Приверженность 50-му процентилю, по сути, означает, что у вас столько же шансов сделать это, сколько и нет. И это, конечно, не то, что я бы посоветовал вам делать.

Всегда помните, что вы никогда не должны придерживаться определенного времени выполнения. Ваше время выполнения – это не число, это форма. Используйте исторические данные о производительности, чтобы определить эту форму и стремиться сделать ее с как можно более тонким хвостом. Именно так выглядят предсказуемые рабочие процессы.

Перевод Игорь Ф.