Перевод статьи Сони Сидеровой Kanban Metrics: What to Measure and Why.

Сегодня мы расскажем о конкретных метриках и аналитике в Канбане, которые вы должны использовать для мониторинга производительности команды, эффективности процессов и сроков доставки, а также о предупреждающих сигналах, которые подсветят будущие проблемы.

Возможно, вы слышали поговорку “нельзя управлять тем, что нельзя измерить”. Мониторинг прогресса и измерение производительности являются ключевыми компонентами Канбан-метода – как для отслеживания ваших проектов, так и для повышения эффективности ваших процессов с течением времени.

Давайте рассмотрим основные метрики Канбана и то, как их использовать для повышения вашей производительности.

Время цикла

Время цикла является ключевой метрикой в Канбане. Оно измеряет, сколько времени уходит на выполнение задача в вашем процессе. Время цикла отличается от времени выполнения тем, что оно измеряется только с момента, когда ваша команда начинает работать над задачей.

Таким образом, время цикла – это показатель, который непосредственно измеряет, сколько времени требуется команде для выполнения задачи. Короткое время цикла означает, что команда работает эффективно, длительное время цикла указывает на то, что что-то тормозит процесс. Сокращение времени цикла сокращает время выполнения заказа и приводит к высокой удовлетворенности клиентов.

Вы можете увидеть, как время цикла меняется с течением времени, используя гистограмму времени цикла, и использовать эти данные для прогнозирования будущих сроков выполнения работ. На графике выше мы можем видеть из процентильных линий, что, как только ваша команда начинает работать над задачей, у нее [задачи] есть 50%-ная вероятность быть завершенной менее чем за 6 дней и 95% -ная вероятность быть завершенной в течение 13 дней.

Пропускная способность

В то время как время цикла измеряет, сколько времени требуется для выполнения отдельной задачи в вашем процессе, показатель пропускной способности в Канбане измеряет общий объем работы, выполненный за определенный период времени. Пропускная способность измеряет только завершенные рабочие элементы – ничего из того, что еще выполняется, не учитывается.

Причина, по которой пропускная способность является ключевой метрикой в Канбане, заключается в том, что ее можно использовать для измерения вашей способности достигать результатов. Рассмотрим команду, чья пропускная способность за каждую из последних 5 недель составляла 3, 7, 4, 5 и 6, что дает среднюю пропускную способность в 5 задач в неделю. Ничего не зная о самих задачах, мы можем сказать, что эта команда может поставлять в среднем по 5 задач каждую неделю.

Пропускная способность с течением времени используется для отслеживания производительности вашей команды и измеряется с помощью гистограммы пропускной способности. Это показывает определенную производительности за определенный период времени. Из приведенной ниже диаграммы мы видим, что средняя производительность команды составляет 3 элемента продукта в неделю за последние 6 месяцев.

Отслеживая пропускную способность с течением времени, вы можете непосредственно видеть, как меняется общая производительность вашей команды. В идеале пропускная способность должна оставаться неизменной или увеличиваться – снижение пропускной способности указывает на то, что что-то негативно влияет на способность вашей команды выполнять поставленные задачи и требует дополнительного внимания.

Незавершенная работа

Еще одним ключевым компонентом Канбан-метода является ограничение незавершенного производства (НЗП) для повышения результативности команды. Подумайте об этом – получаете ли вы работу быстрее, когда распределяете свое внимание между множеством задач или когда выбираете одну, на которой нужно сосредоточиться?

Оптимальный лимит НЗП для команды будет зависеть от такого фактора, как размер команды. Однако для начала неплохо установить лимит примерно на количество человек в вашей команде – таким образом, каждый может сосредоточиться на одной задаче одновременно.

Производительность команды

Две метрики Канбана, которые наилучшим образом измеряют производительность вашей команды, это время цикла (скорость выполнения работы) и пропускная способность (объем выполненной работы). За этими показателями нужно следить, чтобы убедиться, что вы приносите результаты своим клиентам!

Время цикла, пропускная способность и НЗП связаны Законом Литтла. Эта формула применима к любой системе, которая соответствует допущениям закона Литтла.

Время цикла = НЗП/Пропускная способность

Закон Литтла показывает взаимосвязь между тремя основными показателями потока и то, что изменение одного из них окажет влияние на два других. Например, для сокращения времени цикла НЗП должно уменьшиться.

Короткое время цикла и высокий уровень производительности являются признаками хорошей работы команды, но еще одна вещь, на которую следует обратить внимание, это постоянство. Из гистограммы времени цикла и гистограммы пропускной способности вы можете увидеть не только среднее значение ваших показателей Канбана, но и то, как эти данные распределяются за определенный период времени. Когда ваши значения распределены в меньшем диапазоне, ваши будущие прогнозы, естественно, более точны.

Накопительная диаграмма потока

Канбан-метод в основном имеет дело с постепенными эволюционными улучшениями. Он наиболее эффективен при применении в течение более длительных периодов времени. Мы уже обсуждали, как время цикла и производительность отслеживаются с течением времени, однако настоящей изюминкой для оценки результативности процесса в более длительных временных масштабах является накопительная диаграмма потока.

Накопительная диаграмма потока показывает распределение задач в каждом из состояний процесса, накапливающееся с течением времени. Каждая цветная полоса указывает, сколько задач присутствует в каждом состоянии процесса в данный момент времени. Приблизительное среднее время цикла можно рассчитать прямо из диаграммы, но реальное преимущество CFD заключается в том, насколько быстро вы можете получить визуальную оценку стабильности вашего процесса.

Изменения в производительности вашей команды можно увидеть с первого взгляда по тому, как градиенты полос меняются с течением времени. Увеличение градиента для диапазона “Готово” означает, что ваша команда выполняет работу быстрее. С другой стороны, резкое увеличение градиента полосы “В процессе” указывает на то, что начинает развиваться узкое место.

Узкие места

Самая большая проблема, от которой может пострадать производительность, это узкое место или увеличение объема незавершенной работы. Узкое место сигнализирует о том, что у вашей команды недостаточно ресурсов для своевременного выполнения возложенного на них объема работы.

Используя метрики Канбана, вы можете выявлять узкие места по мере их возникновения: признаки увеличения времени цикла, снижения пропускной способности и резкого увеличения градиента в вашей диаграмме совокупного потока.

Когда вы видите первые признаки узкого места, вам нужно внимательно изучить причины, почему произошло. Это внешнее воздействие? Ваш лимит незавершенного производства был незаметно для вас превышен? Может быть это связано с изменения в ролях вашей команды? Принимая быстрые меры, вы сможете устранить узкие места до того, как они превратятся в проблему.

Резюме

Если вы еще не внедрили метрики Канбана в команде, сделайте это первым делом. С чего вы лучше начать? Подключите плагин Nave к своему таск-трекеру и проанализируйте данные (это займет всего пару минут!). Используйте Nave во время ежедневных совещаний, чтобы отслеживать время цикла, пропускную способность и текущую работу. Одна только эта небольшая настройка поможет вам определить области для улучшения и повысить вашу производительность!

Перевод: Игорь Ф.