Ранее с писал о первой фазе эксперимента с персональной Канбан-системой. Прошло четыре месяца, и я решил подвести итоги:
- Очень быстро я отказался от построения графиков на распечатках от getKanban и перешел к эксельке (скачать).
- Эксельку взял у ребят из FocusedObjective. Крайне рекомендую всем, кто работает с Канбан-системами для экспериментов и «боевого использования». С ее помощью я строю диаграмму распределения (Spectral Chart) для Канбан-системы команды Альфа-Клика.
- Про эксельку узнал из доклада Алексея Жеглова «Время в Канбан-системе – что мы о нём знаем и как использовать» (видео доклада в конце поста).
- Очень важно, чтобы у вас был отдельный статус «Очередь» (To Do) и отдельный статус «Следующее» (Next). Соответственно меряете вы время от Next до Done.
- Особенный интерес вызвала диаграмма распределения времени, а именно, Completed Item Cycle Time. Данная диаграмма позволяет получить прогноз, с какой вероятностью за N дней будет выполнена задача в Канбан-системе. Например, в моем случае рабочие задачи с вероятностью 95% закрываются за 7,79 дней, а задачи по самообучению с той же вероятностью выполняются за 14,2 дня. Сейчас на мой взгляд это самая ценная диаграмма, которая позволяет дать ответ на извечный вопрос менеджмента «Когда будет готово?».
- Формальными политиками стали:
- WIP Limits на колонки «Следующее» (Next) и «В работе» (In Progress).
- Агенда с цветовым кодированием стикеров.
- Выделенная полоса для внеплановых задач с фиксированной датой.
- Проверить размер WIP на Cycle Time забыл. Сделаю после эксперимента.
- Максимально комфортный дизайн персональной Канбан-системы: To Do, Next, In Progress, Done.
- Добавлять колонку для декомпозиции задач не стал. По факту научился декомпозировать задачи еще на этапе To Do, но в целом данный этап считаю полезным, но не обязательным. Общее правило такое: задача не должна по времени занимать 45 мин. И здесь наверно лучше пользоваться оценкой в баллах по ощущениям. Задача на 1 бал условно самая маленькая. Всё, что больше, нужно дробить.
Диаграмма «Completed Item Cycle Time (In Calendar Days)». Демонстрирует вероятность выполнения задачи за N дней. Меняя вероятность, можно менять прогноз времени выполнения задачи в Канбан-системе.
Диаграмма «Spectral Chart». Демонстрирует распределение времени выполнения задач. Как мы видим, большинство задач выполняются меньше, чем за один день. Но из-за зависшых задач общий прогноз 8 дней для 95% гарантии выполнения задачи.
Что хорошо в персональной Канбан-системе:
- Все задачи на виду.
- Приходящие внешние задачи и поручения руководителя быстро паркуются на живой доске.
- Идеи и личные задачи быстро паркуются на живой доске.
- Утром легко планировать день одним взглядом на живую доску.
- Виден горизонт задач на пару недель.
- Очередь «Следующее» я пополняю утром или с вечера предыдущего дня.
- Цветовое кодирование:
- Встречи и задачи с фиксированной датой я помечаю розовыми стикерами.
- Рабочие задачи я помечаю желтыми. Рабочими могут быть такие, как «Запись на корпоратив» или «Добавление в Confluence документации», или «Подготовка к ретроспективе» и т.д.
- Задачи по самообучению обозначены зелеными. Изначально зелеными стикерами я помечал личные задачи, потом понял, что гораздо важнее для меня понимать, какой процент времени уходит на самообучение и как быстро я обучаюсь, потому что сейчас это важная часть моих обязанностей согласно роли «скрам-мастера». Пример задачи по самообучению: просмотр воркшопа или семинара с конференции на ютубе. Еще такие задачи могут быть связаны с развитием какого-нибудь профессионального навыка.
Что можно улучшить:
- Очень важно, когда доска висит перед глазами. Сейчас я пересел и она находится в пяти метрах от меня. Пользоваться уже не так удобно, когда она висела в метре.
- Можно было бы сказать про «электронную версию», но мне реально гораздо приятнее работать с живой доской. Здесь именно рабочие задачи из рабочего контекста. Если и заходит что-то личное, что я хочу сделать внутри дня, оно не сильно меня аффектит.
- Ввести петлю обратной связи — Service Review — рефлексия на тему эфективности системы.
Инсайты:
- Вовсе не обязательно забивать под завязку колонку «Next». Если там установлен лимит 5, можно взять на день 2-3 задачи и не париться. Этот момент с отказом от полной утилизация ресурсов я сейчас как раз переживаю и мне еще предстоит понять всю важность этой мысли.
Благодарности:
- Очень помог тренинг Certified Lean/Kanban для понимания разновидностей персосональных канбан-систем.
- Очень помогли митапы по канбану от сообщества Lean Kanban Community Russia.
- Очень помогли тренера LKU: Алексей Пименов и Алексей Пикулев.
Ближайшие планы:
- Прочитать книгу Джима Бенсона «Персональный Канбан«.
- Выступить с мини-докладом по персональному Канбану на AgileDays’17.
Резюме: персональная канбан-система — это космос!
Обещанное видео доклада в конце поста: