Всем привет!
На днях отгремела двенадцатая глобальная конференция по гибкому управлению процессами AgileDays. Делюсь фасилитационными материалами мастер-класса по персональному канбану, с которым мы выступили с Машей Украинцевой. Мастер-класс авторский и создавался по структуре 4Cs (Connection, Concept, Concrete Practice, Conclusion) Шэрон Боуман. Мы нигде не проводили его до этого и нигде не встречали что-то подобное. Поэтому буду рад, если вы его проверите на практике и поделитесь обратной связью.
По личным ощущениям могу сказать точно, что больше зашло, чем нет. Так что смело пробуйте.
Кому будет полезен мастер-класс?
Всем, кто чувствует себя перегруженным на работе. Здесь и уровень специалиста, и уровень линейного руководителя, и уровень руководителя повыше. Персональный канбан также отлично подойдет фрилансерам. Инструмент может облегчить управление работой в небольшом отделе с руководителем и прямыми подчиненным. Например, отдел кадров, отдел развития партнерских программ или IT-отдел (речь об отделе поддержки, а не разработки) небольшого предприятия (300-500 человек).
Кто может проводить?
В приложенной фасилитационной презентации в виде пошаговой инструкции я кратко изложил теоретический материал для создания персонального канбана, поэтому у вас не должно возникнуть трудностей с объяснением, как его создавать, даже без опыта самостоятельной работы с персональным канбаном. Хотя, конечно же, лучше, чтобы он был.
Трудности и засады для фасилитатора
- В первоначальной версии я использовал семь ролей для практической части мастер-класса. Семь маленьких групп создавали семь персональных канбанов и потом презентовали результат. Обсуждая обратную связь, мы с Машей пришли к выводу, что лучше дать всем мини-группам одну роль. Так команды смогут посмотреть на разные реализации одной системы и сравнить решения.
- Составление и раскрашивание концепт-карт. В изначальной фасилитационной карте я предположил, что будет лучше, если группы после того, как я расскажу им теорию, сделаю зарисовку самого важного на картах. На выходе получилось так, что лучше дать задание группам сразу разукрашивать карты и фиксировать на них самое важное, пока вы будете рассказывать теорию.
- Еще в обратной связи группа пожаловалась, что им не хватило практических кейсов вместе с теорией. Поэтому лучше всё-таки привести пример, когда к вам обратился человек с просьбой разгрузить его и помочь настроить персональный канбан, вы ему помогли, и как потом изменилась его жизнь.
- Количество мини-групп. На конференции у нас было семь групп по 6-7 человек и мы уложились в два часа. Обсуждая итоги, мы решили, что стоит ограничить количество групп до четырех, а в качестве концепт-карт дать им заранее подготовленные флип-чарты с теорией. Чтобы каждая группа на своем флип-чарте дорисовала недостающую часть теории.
- Связь группы с контекстом воркшопа. Изначально я задумывал такой сценарий: «В момент начала мастер-класса я включаю второй слайд презентации, на котором написано «Изучите теорию на флипчартах вокруг вас» и группа в течение пяти минут погружается в контекст». На практике это не сработало. Нужно было, пока группа собирается еще до официального начала», сразу включить этот слайд, чтобы они сразу же стали всё изучать. А в момент официального начала попросить группу перейти к третьему слайду, где дано задание «обсудить цели».
- Еще после каждого задания группа задавала вопрос: «А зачем это?». Например, когда мы сказали, что нужно подготовить концепт-карту с теорией, которую они только что прослушали. Имеет смысл сразу говорить группе о следующей шаге, например, для того, чтобы потом презентовать результат другому столу. И еще можно честно сказать, что чем больше они будут делать руками на мастер-классе, тем больше у них отложиться в голове. Поэтому столько телодвижений.
- Когда группа подготовила концепт-карту, я попросил делегацию с одного стола пойти к другому. Однако группа предложила более оптимальный вариант — один делегат забирает карту и идет к другому столу, где проводить презентацию.
- В момент презентации финальных персональных канбан-систем группе не хватило от нас — фасилитаторов — экспертного мнения по результатам. Здесь я придерживаюсь позиции, что каждая канбан-система уникальна, поэтому и держал язык за зубами. Но вам, возможно, эта информация будет полезна. Будьте готовы выступить экспертом.
Фасилитационные материалы
Удачи в проведении!
