Дисклеймер: вы читаете перевод статьи Сони Сидеровой, CEO Nave, о преимуществах использования очередей в Канбан-системах.
Использование статусов очереди в процессах является ключевым моментом в достижении высокой эффективности потока. Введение статусов очереди в структуру нашей системы не только позволяет эффективно управлять работой, но и раскрывает возможности для улучшений, которые в противном случае были бы скрыты.
Компонент, который больше всего влияет на время поставки, это время ожидания, в ходе которого ваша работа копится в системе. Время ожидания может быстро увеличиваться, что может быть связано с рядом факторов – к примеру, с внутренними или внешними зависимостями, более важными элементами работы, требующими немедленного выполнения, отсутствием свободных специалистов на определенном шаге процесса или возникающими дефектами.
Минимизация времени ожидания является самым эффективным способом улучшения времени поставки. При попытке повысить свою эффективность, делайте упор на препятствиях, тормозящих скорость поставки. Изучить в самом начале эту область проще и дешевле всего. Затем введите статусы очереди – они предоставят вам неоценимую помощь при достижении указанной цели.
Что такое статусы очереди в Канбане?
Начнем с основ. Статусы очереди – одни из основных компонентов в Системе вытягивания Канбана.
Разные статусы рабочего потока представляют разную деятельность. В вытягивающей системе каждая колонка поделена на колонку «Очередь» и колонку «В процессе». Например, если задача прошла «Разработку», она переходит в колонку «Очередь на тестирование».
Статусы очереди пассивны, т.к. никто не выполняет по ним задачи. В нашем примере «Очередь на тестирование» — это очередь, из которой тестирующие команды вытягивают задачи готовые к тестированию, как только у них появляется возможность взять новую работу. Вытягивая работу, команды избегают мультизадачности и остаются сосредоточенными. Это приводит к повышенной пропускной способности и меньшему времени цикла.
Статусы очереди не нуждаются в отдельных WIP-лимитах. Помня это, освободившиеся работники должны избегать ловушки, заключающейся в вытягивании большей работы. В противном случае ваш процесс встанет. Чтобы избежать этого, ясно дайте понять, что количество задач в статусе очереди учитывается в WIP-лимите текущего шага.
Например, если у вас есть колонка «Тестирование» с WIP-лимитом из 5 элементов, тогда общий лимит задач в колонках «Очередь на тестирование» и «Тестирование» составляет 5 элементов.
В вашей вытягивающей системе никогда не должно быть бесконечных очередей. У каждой колонки в вытягивающей системе должен быть WIP-лимит. Вытягивающая система – это система, ограниченная WIP. Всегда.
Топ-3 преимуществ использования статусов очереди
Если вы все еще не убедились в действенности статусов очереди и их вкладе в повышение вашей эффективности, мне хотелось бы представить вашему вниманию разные точки зрения, которые явно раскрывают преимущества данной техники.
#1 Статусы очереди способствуют взаимодействию
По мере того, как работа движется по потоку, она проходит шаги обнаружения знаний. Быстрое продвижение работы требует эффективного сотрудничества внутри команды.
Как ваши тестировщики узнают о наличии рабочего элемента готового к тестированию? Разработчики каждый раз публикуют их в Slack (или похожем мессенджере)? Такой подход чреват прерыванием работы тестирующей команды. Это будет их отвлекать.
Каждый раз, когда вы меняете контекст, вы снижаете продуктивность. Попытки одновременно работать с разными задачами приводят к потерям на переключениях, также называемым «штраф за когнитивное переключение». Это трение возникает, когда ваш мозг пытается переключиться с одного дела на другое. Считается, что «штраф за когнитивное переключение» на одну задачу составляет как минимум 10%.
Простое введение статуса «Очередь на тестирование» позволит команде разработчиков переводить работу в эту очередь. Затем, как только у команды тестировщиков появится возможность начать новую работу, они будут вытягивать ее из этой колонки очереди.
По сути вы вводите встроенный механизм, который четко сообщает текущее состояние каждого элемента работы. Ваша доска становится единственным источником достоверной информации.
#2 Пассивные статусы делают возможным эффективное управление работой
Предположим, что для этой цели вы не используете Slack и просто перемещаете свою работу из Разработки в Тестирование. Проблема в том, что вы по большому счету выталкиваете работу команде тестировщиков. Они еще не начали работу, но на доске указано, что работа уже в процессе.
Это изначально вводит в заблуждение и не дает нам увидеть узкое горлышко в системе. Без статусов очереди сложно определить, какие рабочие элементы в процессе выполняются и какие застряли в ожидании.
Позвольте задать вам вопрос. В рамках потока и эффективного управления работой, какой из вариантов лучше? (выберите #1 или #2)
#1 Разработчик завершил рабочий элемент и передвинул его в Тестирование. Вся работа в тестировании считается в процессе, поэтому они вытянули из бэклога следующий рабочий элемент.
#2 Разработчик завершил рабочий элемент и передвинул его в очередь на тестирование. Оказывается, что это 10-й рабочий элемент в этой очереди. Вместо того чтобы вытягивать из бэклога новый рабочий элемент, разработчик решает помочь команде тестировщиков, чтобы дальше двигаться по процессу.
Надеюсь, вы все согласитесь, что #1 не является оптимальным решением. #2 – это именно то, что позволяет нам работать эффективнее и поставлять результат быстрее.
#3 Статусы очереди раскрывают возможности для улучшения
Как вы узнаете, как долго работа стоит в ожидании, не имея статуса очередей в вашей системе?
Вы не можете улучшить то, что вы не можете измерить. Еще раз, ваши статусы очереди пассивны. Они являются контейнерами для времени ожидания. Ваша команда должна делать упор на вытягивании работы из очереди, как только у них появится для этого возможность.
Когда дело доходит до измерения времени ожидания в вашей системе, Диаграмма эффективности потока может стать потрясающим инструментом. Она позволяет вам отслеживать эффективность потока ваших рабочих элементов, а также среднюю эффективность потока. Просто выберите ваши статусы Очереди в разделе управления, и программа сделает всё остальное.
Как только вы выявите задачи с самым длительным временем ожидания – те, что находятся в левой части диаграммы, – подумайте о причинах этих задержек. Чем выше эффективность вашего потока, тем быстрее и легче задачи будут перемещаться по процессу. Вы также можете оценить, как менялись тенденции вашей эффективности по времени, затем используйте эту информацию для оценки ваших действий по дальнейшему улучшению. Линейный график сверху предназначен как раз для этой цели.
Здесь мне бы хотелось подчеркнуть кое-что важное. То, что важнее всего – это не цифры ваших показателей. Если вы заметили, что поток вашей эффективности очень низкий, не стоит слишком переживать по этому поводу. Важнее всего последовательно его измерять и следить за тенденцией.
Если со временем тенденция улучшается, это значит, что ваши усилия по дальнейшему улучшению окупаются. Если нет, вы должны вернуться и подумать, почему эти изменения не привели к желаемым результатам. Затем отбросьте их и найдите альтернативу.
Если вы стремитесь к стабильной системе поставки и устойчивым предсказуемым бизнес-результатам, я с нетерпением жду вас в нашей программе Устойчивой предсказуемости.
Если вы никогда до этого не пользовались статусами очереди, я советую начать с одного – того, что находится перед статусом, занимающем больше всего времени в вашем рабочем потоке. Вы можете выявить этот статус, проанализировав разбивку времени ваших циклов.
Наблюдайте за результатами и корректируйте курс соответствующим образом. Таким образом вы сможете культивировать среду непрерывного улучшения, в которой процветают взаимодействие и вовлеченность в процесс.
Перевод: Татьяна К.
Редактор: Игорь Филипьев.
